Wat als iemand op het laatste moment moet afzeggen? We leggen graag uit waarom afwezigen toch aangerekend worden en waarom dat eigenlijk net fair is voor iedereen.
Een dag bij FarmFun plannen doet men niet zomaar. Daar kruipt tijd, zorg en enthousiasme in. Ook langs onze kant. Zodra een boeking vastligt, beginnen we met de voorbereiding: we plannen spelbegeleiders in, stemmen het programma af op het aantal deelnemers en zorgen dat de catering op tijd besteld en geleverd wordt. Daarom kan het aantal deelnemers kosteloos aangepast worden tot 72 uur voor de start van de activiteit. Vanaf 2026 verschuift die termijn naar 120 uur op voorhand. Dat geeft ons de ruimte om alles goed te organiseren, maar betekent ook dat die aantallen vroeger vastliggen.
Toch gebeurt het soms dat er binnen die termijn iemand ziek wordt of onverwacht moet afzeggen. Begrijpelijk, want niemand kiest daarvoor. Op dat moment ontstaat vaak een heel menselijke vraag: “Kunnen die afwezigen niet van de factuur gehaald worden?”
We begrijpen dat gevoel volledig. Maar net omdat de vaste kosten al gemaakt zijn, blijven afwezigen vanaf die termijn wel aangerekend.
Of er nu 5%, 30% of 50% van de groep wegvalt: de dezelfde regel geldt voor iedereen. Zo vermijden we dat de ene groep wél en de andere niet anders behandeld wordt, en blijft alles transparant en eerlijk.
FarmFun beoordeelt nooit waarom iemand niet aanwezig is. Er wordt niet gevraagd naar attesten of persoonlijke omstandigheden. Ziekte, familiale situaties of andere vormen van overmacht, we gaan dat niet controleren of inschatten. Niet omdat we ongevoelig zijn, maar juist omdat we geen onderscheid willen maken of oordelen moeten vellen.
Daarnaast geldt steeds een minimumfacturatie van 10 of 12 deelnemers, afhankelijk van de gekozen formule. Ook dat heeft te maken met vaste kosten die nodig zijn om een kwalitatieve activiteit te kunnen garanderen.
We begrijpen dat dit soms een bittere pil kan zijn. Achter deze regel zit echter geen hardheid, wel duidelijkheid, eerlijkheid en respect voor elke groep. Door consequent te zijn, kunnen we iedereen dezelfde beestig goeie ervaring bezorgen, ook de volgende kudde.
